آماده باش برای ساختار جدید
در هفته آخر شهریور و اوّل مهرماه ، به همراه مدیریت محترم عامل ، به چهار استان سفر کردیم و از نزدیک با همکاران به گفت و گو نشستیم و پاسخگوی بیش از 500 پرسش آنان بودیم . یکی از محورهای اساسی پرسش ها در همهی استانها موضوع " ساختار " سازمانی بود . دغدغهی ساختار جدید از یک سو امیدوار کننده بود ؛ چرا که نشان از آمادگی مجموعهی همکاران ، برای تحوّل و تغییر در سازمان است ؛ امّا از سوی دیگر می تواند نگران کننده باشد و آن اینکه همه به دنبال سمت های سازمانی مدیریتی یا بالاتر هستند ؛ امّا ما با شناختی که از همکاران داریم ، تغییر ساختار را عامل تحرّک و پویایی شرکت می دانیم و معتقدیم برای به حدّاکثر رساندن بهره وری ، ساختار کهنه ، پاسخگو نیست، لهذا ساختار باید تغییر کند و رویکرد جدید در تدوین ساختار ، افزایش تعداد کارمندان و کاهش تعداد فرماندهان باشد . الگوی مناسب سازمانی باید از ویژگی های زیر برخوردار باشد که مشاور خارجی شرکت مخابرات ایران هم ، در گزارش اوّلیه ی خود به آن اشاره کرده است:
1-کاهش کارکنان ستاد و افزایش کارکنان صف . در حال حاضر بخش عمده ای از کارکنان ما ، در واحدهای غیر عملیاتی اشتغال دارند .
2-تبدیل سازمان عمودی و سلسله مراتبی به ساختار سازمانی افقی و غیر بوروکراتیک . هم اکنون ساختار سازمانی مخابرات بلند و کم تحرّک است . فاصلهی مدیران ارشد تاکارکنان زیاد است ؛ حال آنکه باید با کم شدن فاصله تعامل را افزایش داد .
3-افزایش کارکنان شاغل در بخش امور مشترکان و بازاریابی و کاهش کارکنان در بخش های مالی و اداری و خدمات
در اکثر اپراتورهای مخابراتی ،40 درصد کارکنان در بخش امور مشتریان ، بازاریابی و 7 تا 10 درصد در بخش اداری اشتغال دارند ؛ حال آنکه در شرکت مخابرات ایران ، این رویه رعایت نشده و حتی معکوس است.
4-تعدیل ردیف های مدیریتی . مدیر یعنی فردی که مسؤولیت چند نفر را به عهده دارد و آن ها را راهنمایی و هدایت می کند تا کارشان را به نحو مناسب انجام دهند ؛ امّا هم اکنون دراکثر سازمان های اداری ایران و از جمله مخابرات ، ساختار سازمانی به این ترتیب نیست ، تعداد ردیف های سرپرستی و کارمندی برابر است و چه بسا مدیرانی که یک نفر هم عملاً تحت سرپرستی شان نیست .
5-همگرایی در بخش های مختلف ، تمرکز در کارهای مشابه ، جلوگیری از اعمال تکراری ، بازسازی ساختار ، نظارت برای کارآمد کردن سازمان و ... باید جلو موازی کاری گرفته شود و کارکنانی که وظایف تکراری دارند در هم ادغام یا درسایر واحدها بویژه واحدهای اجرایی ، شاغل شوند .
6-ایجاد ارزش های مشترک سازمانی . هرکارمند شرکت مخابرات ایران باید به ارزشهایی که برای او ترسیم می شود ، اعتقاد داشته باشد و به آن احترام بگذارد و سرلوحه کار خود قرار دهد .
باید بدانیم سازماندهی مجموعه ای از فعالیتها برای رسیدن به هدفهای است که وظایف هر یک از مدیران و محدوده اختیاری را که برای سرپرستی نیاز دارند و نیز آمادگی های مربوط به هماهنگی های افقی و عمودی را در ساختار سازمانی ، برای آنها معین می کند .
یک ساختار سازمانی باید به گونه ای طرّاحی شود که به آسانی مشخص کند ، که چه کسی چه کاری را باید انجام دهد و چه کسی مسؤول چه کاری و چه نتایجی است . همین گونه ، مانع ها را از سر راه بردارد و از سردرگمی در تکالیف و وظایف بکاهد و کار را برای تصمیم گیری و پدید آوردن شبکه ی ارتباطی مناسب برای رسیدن به هدف های موسسه ، آسان کند و لذا در چنین شرایطی باید ساختاری تدوین و تصویب شود که پاسخگوی نیاز امروز مجموعهی مخابرات کشور باشد . به نظرم باید به مدیران و مشاوران دست اندرکار تدوین ساختار سازمانی فرصت داد ، تا با بررسی همه جانبهی سازمان و مطالعهی تطبیقی و میدانی ، ساختاری ارائه کنند ، تا پاسخگوی نیاز امروز و فردای مخابرات باشد .
نظر به اهمیت این موضوع در شماره های بعد ابعاد دیگری از آن را بررسی می کنیم .
|